Gestione dei documenti
Acquisire, modificare e gestire documenti creati con un'ampia varietà di software (Word, Excel, ecc.) che non fanno parte di BauPlus.
La gestione dei documenti è organizzata tematicamente dopo la creazione di Modelli, come corrispondenza, bolle di consegna, protocolli e simili. I documenti vengono richiamati dai rispettivi registri di dati della gestione dei documenti.
I Documenti sono assegnati a Progetti, Indirizzi, Collaboratori, ecc. in BauPlus e possono accedere ai dati di BauPlus (indirizzi, informazioni sul progetto, ecc.).
Utilizzo della gestione dei documenti
La gestione dei documenti si basa su modelli definiti, a partire dai quali i documenti vengono creati e modificati tematicamente con programmi di terze parti.
I modelli di gestione dei documenti sono integrati nella navigazione del programma e da lì vengono selezionati. Le funzioni corrispondono ai consueti programmi BauPlus.
Impostazione della gestione dei documenti e dei modelli
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Il programma di terzi viene avviato dalla Modifica (Nuovo/Modifica) facendo clic sul pulsante del programma di terzi. Se i dati vengono modificati sotto Modifica, il programma esterno viene selezionato nello stesso modo e i dati modificati vengono presi in considerazione. |
Indirizzi in documenti Word
Se a un documento viene assegnato un indirizzo con o senza Responsabile, l'indirizzo viene inserito nel documento Word.
In un documento esistente, l'indirizzo può essere modificato tramite il menu contestuale/Modifica (tasto destro del mouse sul record di dati selezionato nella scheda dati) e sostituito con un altro. L'indirizzo viene sostituito nel documento Word quando viene richiamato dalla Modifica.
Seleziona i documenti
Selezionando i documenti con un doppio clic dalla scheda dati di BauPlus, si apre direttamente il documento con il programma esterno.
Impostazioni come Indirizzi e Designazioni possono essere modificate da un menu contestuale/Modifica (tasto destro del mouse dal record di dati Attuale).
Lettere di forma in Word
Se più indirizzi sono assegnati a un modello di Word definito con i marchi di testo BauPlus, viene creata automaticamente una lettera seriale in Word.
Se durante la modifica vengono eliminati tutti gli indirizzi, tranne uno, la funzione di unione di lettere viene eliminata dai documenti esistenti.
Utilizzo dei dati di BauPlus in Word
BauPlus fornisce a Word dei dati. Questi vengono inseriti automaticamente e possono essere aggiornati. In Word, i dati sono definiti con segnalibri.
Elenco dei segnalibri supportati in Word
Valutazione e Panoramica
La valutazione "Partecipanti al documento" tiene conto dei documenti e dei loro partecipanti alla gestione dei documenti.
Ad esempio, quando si valuta un indirizzo, oltre a Contratti, fatture, ecc. si trovano anche lettere, bolle di consegna, ecc.
Valutazione dei partecipanti al documento
Valutazione di Allegati e Documenti
Campi di input |
Descrizione (tooltip) |
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Identificazione breve |
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Designazione |
Massimo 60 caratteri su massimo 2 righe. |
File |
Definisce il nome del file del documento. |
Percorso del file |
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Nota |
Note sul documento. |
Modifica |
Richiamo e modifica del documento con il programma esterno a BauPlus. |
Indirizzi |
Definisce gli indirizzi utilizzati nel documento. |
Responsabile |
Definisce il Responsabile degli indirizzi utilizzati nel documento. |
