Gestion des documents
Saisie, Modifier et Administration de Documents créés avec les logiciels les plus divers (Word, Excel, etc.) qui ne font pas partie de BauPlus.
La gestion des documents est structurée par thèmes, selon des modèles tels que la correspondance, le bon de livraison, le Protocole et autres. L'appel des Documents se fait à partir des registres de données respectifs de la Gestion des documents.
Dans BauPlus, les documents sont affectés aux Projets, Adresses, Collaborateurs, etc. et peuvent accéder aux données de BauPlus (Adresses, informations sur les Projets, etc.).
Utilisation de la gestion des documents
La gestion des documents se base sur des modèles définis, à partir desquels des documents thématiques sont créés et modifiés avec des programmes tiers.
Les modèles de gestion de documents sont intégrés dans la navigation du programme et sélectionnés à partir de celle-ci. Les Fonctions correspondent aux programmes habituels de BauPlus.
Configuration de la Gestion des documents, Modèles
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L'Accueil du programme tiers à partir de l'édition (Nouveau/Modifier) se fait par un clic sur le bouton du programme tiers. Si les données sont modifiées sous Modifier, le programme tiers s'ouvre de la même manière et les données modifiées sont prises en compte. |
Adresses dans les documents Word
Si une Adresses avec ou sans Responsables est attribuée à un Documents, l'adresse est insérée dans le Document Word.
Dans le cas d'un Documents existant, l'Adresses peut être modifiée et remplacée par une autre via le menu contextuel/Modifier (bouton droit de la souris sur l'enregistrement sélectionné dans le registre des données). Un nouvel appel à partir du Modifier permet de remplacer l'Adresses dans le Documents Word.
Sélectionner à nouveau les Documents.
La réouverture des Documents par un double-clic à partir du registre de données de BauPlus ouvre directement le Documents avec le programme tiers.
La modification des paramètres tels que les Adresses et leurs Désignations s'effectue via le menu contextuel/Modifier (bouton droit de la souris à partir de l'enregistrement actuel).
Lettres en série dans Word
Si plusieurs Adresses sont attribuées à un Modèle Word défini avec des repères de texte BauPlus, une lettre en série est automatiquement créée dans Word.
Si les Adresses sont supprimées via Modifier à une seule, la fonction de lettre en série est à nouveau supprimée pour les Documents existants.
Utiliser les données BauPlus dans Word
BauPlus met des données à disposition dans Word. Celles-ci sont utilisées automatiquement et peuvent être actualisées. Dans Word, les données sont définies à l'aide de repères de texte.
Liste des repères de texte supportés dans Word
Évaluations et Aperçu
Les Évaluations "Concernés du document" tiennent compte des documents et de leurs participants de la Gestion des documents.
Di, par exemple, lors des Évaluations d'une Adresses, les lettres, les bulletins de livraison et autres sont trouvés en plus des Contrats, des Factures, etc.
Évaluations Concernés du document
Évaluations Pièces jointes et Documents
Champs de saisie |
Description (info-bulle) |
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Identification |
Définit l'Identification courte pour le document, max. 10 caractères. |
Désignations |
Max. 60 caractères sur max. 2 lignes. |
Fichiers |
Définit le nom du fichier du Documents. |
Chemin du fichier |
Affiche le chemin d'accès complet au fichier. |
Notes |
Notes relatives au Documents. |
Modifier |
Appel et modification du Documents avec le programme tiers en dehors de BauPlus. |
Adresses |
Définit les Adresses qui seront utilisées dans le Documents. Les Adresses sont automatiquement insérées dans les documents Word (si cela est prévu dans le Modèle). |
Responsable de l'adresse |
Définit le Responsable pour les Adresses qui sont utilisées dans le Documents. |
