E-Mail Versand
Über den Befehl "Monatsrapport E-Mail Versand" aus der Symbolleiste wird das Dialogfenster für den Versand des Monatsrapports (Stundenkarte, u.a.) per E-Mail geöffnet.
Der Monatsrapport kann an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig versendet werden.
Ribbonmenü Aufbau und Inhalt
Gruppe Mail
▪Senden
Das E-Mail wird an alle selektierten Mitarbeiter gesendet. Die erfassten E-Mailadressen werden gespeichert
▪Monat
Wahl des Monats für den Versand. Der Vormonat wird jeweils automatisch vorselektiert
▪E-Mail Adressen speichern
Speichern von erfassten E-Mailadressen
Gruppe Vorlage
▪Versandvorlage
Definition der Versandvorlage
▪Vorlagendefinition
Erstellen von neuen Versandvorlagen
Weitere Informationen zu Versandvorlagen
Gruppe Mailinhalt
▪Berichte
Wahl der Berichte für den E-Mailversand
▪Mailtext
Wahl/Definition der Mailvorlage (Mailtext)
Weitere Informationen zu Berichtwahl und Mailtext
Bereich Mitarbeiter
▪Spalte Mail
Selektion der Mitarbeiter, an welche der Monatsrapport per E-Mail versendet werden soll
Beim Öffnen des Mailversandes werden alle Mitarbeiter mit E-Mailadresse selektiert
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Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann die Selektion aller Mitarbeiter entfernt, oder aber alle Mitarbeiter mit E-Mailadressse selektiert werden.
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▪Spalte Status
Grün: Anzeige, dass der Versand erfolgreich durchgeführt wurde
Rot: Anzeige von Fehlern, wie z.B. ungültige E-Mailadressen. Bei Fehlern wird eine zusätzliche Spalte mit dem Fehlerbeschrieb angezeigt
▪Mitarbeitername
Aktive Mitarbeiter (erfasst unter Stammdaten/Mitarbeiter)
▪Mitarbeiter
Kürzel oder Personalnummer des Mitarbeiters
▪Funktion
Funktion des Mitarbeiters (erfasst unter Stammdaten/Mitarbeiter)
▪Eintritt
Eintrittsdatum des Mitarbeiters (erfasst unter Stammdaten/Mitarbeiter)
Hinweis: liegt das Eintrittsdatum im aktuellen Monat, wird der Mitarbeiter nicht angezeigt
▪Austritt
Austrittsdatum des Mitarbeiters (erfasst unter Stammdaten/Mitarbeiter)
Hinweis: liegt das Austrittsdatum im aktuellen Monat, so wird der Mitarbeiter auch im Folgemonat nochmals angezeigt
▪Letzter Versand
Datum und Uhrzeit des letzten Versandes
▪E-Mail
E-Mailadresse des Mitarbeiters
E-Mailadresse
Beim Öffnen des E-Mailversandes wird bei den Mitarbeitern die E-Mailadresse angezeigt, sofern vorhanden.
Dabei gibt es eine Priorisierung, welche E-Mailadressen vorgeschlagen werden.
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1. Priorität E-Mailadresse, welche entweder im Dialog des E-Mailversandes erfasst wurde oder unter Stammdaten/Mitarbeiter Mit einem Klick auf das Icon wird die E-Mailadresse zurückgesetzt ▪Auf die 2. Priorität, wenn vorhanden ▪Auf die 3. Priorität, wenn vorhanden ▪Gelöscht, falls dem Mitarbeiter kein Sachbearbeiter zugewiesen ist oder für den Sachbearbeiter keine E-Mailadresse erfasst wurde
Hinweis: Die E-Mailadresse kann ebenfalls unter Stammdaten/Mitarbeiter erfasst werden |
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2. Priorität Private E-Mailadresse aus dem erfassten und dem Mitarbeiter zugewiesenen Sachbearbeiter 3. Priorität Geschäftliche E-Mailadresse aus dem erfassten und dem Mitarbeiter zugewiesenen Sachbearbeiter |
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Darstellung, wenn die erfasste E-Mailadresse noch nicht gespeichert wurde |
Mail Berichte
Zusammenstellung der Berichte, welche dem E-Mail angehängt werden.
E-Mail Betreff und Text
Betreff des E-Mails und Mailtext aus der Mailvorlage.
Änderungen im Betreff oder am Mailtext gelten nur für den folgenden Mailversand und werden nicht gespeichert.
