Dokumentenverwaltung
Erfassen, bearbeiten und verwalten von Dokumenten, die mit unterschiedlichster Software erzeugt werden (Word, Excel etc.) die nicht Bestandteil von BauPlus sind.
Der Aufbau der Dokumentverwaltung erfolgt thematisch nach Vorlagen, wie Korrespondenz, Lieferschein, Protokoll und dgl. Der Aufruf der Dokumente erfolgt ab den jeweiligen Datenregistern der Dokumentenverwaltung.
Die Dokumente werden in BauPlus den Projekten, Adressen, Mitarbeitern etc. zugeordnet und können auf BauPlus Daten (Adressen, Projektinformationen etc.) zugreifen.
Einsatz der Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenverwaltung basiert auf definierten Vorlagen, ab denen thematisch Dokumente mit Fremdprogrammen erstellt und bearbeitet werden.
Die Dokumentenverwaltungsvorlagen werden in der Programmnavigation eingebunden und aus dieser geöffnet. Die Funktionen entsprechen den üblichen BauPlus-Programmen.
Einrichtung der Dokumentenverwaltung, Vorlagen
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Der Start des Fremdprogramms aus der Bearbeitung (Neu/Bearbeiten) erfolgt mit einem Klick auf die Schaltfläche des Fremdprogramms. Werden die Daten unter Bearbeiten geändert, wird das Fremdprogramm auf die gleiche Weise geöffnet und die veränderten Daten werden berücksichtigt. |
Adressen in Worddokumenten
Wird einem Dokument eine Adresse mit oder ohne Sachbearbeiter zugewiesen, wird die Adresse im Worddokument eingesetzt.
Bei einem bestehenden Dokument kann die Adresse über das Kontextmenü/Bearbeiten (rechte Maustaste auf dem gewählten Datensatz im Datenregister) geändert und durch eine andere ersetzt werden. Durch einen erneuten Aufruf aus der Bearbeitung wird die Adresse im Word-Dokument ersetzt.
Dokumente erneut öffnen
Das erneute Öffnen der Dokumente durch einen Doppelklick ab dem Datenregister von BauPlus öffnet direkt das Dokument mit dem Fremdprogramm.
Das Ändern von Einstellungen wie Adressen und deren Bezeichnungen erfolgt über das Kontextmenü/Bearbeiten (rechte Maustaste ab dem aktuellen Datensatz).
Serienbriefe in Word
Werden einer Word-Vorlage, die mit BauPlus-Textmarken definiert ist, mehrere Adressen zugeordnet, wird automatisch ein Serienbrief in Word erstellt.
Werden die Adressen über die Bearbeitung bis auf eine entfernt, wird die Serienbrieffunktion bei bestehenden Dokumenten wieder entfernt.
BauPlus-Daten in Word einsetzen
BauPlus stellt Word Daten zur Verfügung. Diese werden automatisch eingesetzt und können aktualisiert werden. In Word werden die Daten mit Textmarken definiert.
Liste der unterstützten Textmarken in Word
Auswertung und Übersicht
Die Auswertung "Dokumentbeteiligte" berücksichtigt die Dokumente und deren Beteiligten der Dokumentenverwaltung.
So werden zum Beispiel bei Auswertungen einer Adresse neben Verträgen, Rechnungen usw. auch Briefe, Lieferscheine und dgl. gefunden.
Auswertung Anhänge und Dokumente
Eingabefelder |
Beschreibung (Tooltip) |
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Kurzbezeichnung |
Definiert die Kurzbezeichnung für das Dokument, max. 10 Zeichen. |
Bezeichnung |
Max. 60 Zeichen auf max. 2 Zeilen. |
Datei |
Definiert den Dateinamen des Dokuments. |
Dateipfad |
Zeigt den vollständigen Dateipfad an. |
Notiz |
Notizen zum Dokument. |
Bearbeitung |
Aufruf und Bearbeitung des Dokuments mit dem Fremdprogramm ausserhalb von BauPlus. |
Adressen |
Definiert Adressen, die im Dokument eingesetzt werden. Adressen werden in Worddokumenten (wenn dies in der Vorlage vorgesehen ist) automatisch eingesetzt. |
Sachbearbeiter |
Definiert den Sachbearbeiter zu Adressen, die im Dokument eingesetzt werden. |
