Mailarchiv
Das Mailarchiv eignet sich zur Ablage von Emails. Die Emails werden aus dem Programm Outlook kopiert und in der Mailablage verwaltet. Die Ablage erfolgt nach Projekt und kann um eine Ordnerstruktur zur strukturierten Ablage erweitert werden.
Mail dem Archiv zufügen
Mail im Mailprogramm (Outlook) markieren und mit gedrückter Maustaste in die Zuordnungsliste ziehen. Die Zuordnungsliste ist vorgängig aufzuklappen (rechts neben der Mailliste über einen Doppelklick oder über die Funktion Aufklappen oben im Ribbonmenü).
Mailadresse auflösen und Mail zu den beteiligten Dokumenten des Projekts aufnehmen
Über die Funktion "Mailadresse auflösen" werden die nicht zugeordneten Mails anhand der Absenderemailadresse mit der Adressverwaltung abgeglichen und bei Übereinstimmung aufgelöst. Die Mails werden zusätzlich dem Projekt als beteiligte Dokumente zugeordnet und von Auswertungen berücksichtigt.
Bei den Empfängern werden auch die Cc und Bcc-Empfänger berücksichtigt.
Eingabefelder |
Beschreibung (Tooltip) |
|---|---|
Mailadressen auflösen |
Gleicht die Mailadressen im Mailarchiv mit der Adressverwaltung ab und löst die Mailadressen auf. |
Zuweisungsliste anzeigen |
Zeigt die Zuweisungsliste zum Projekt an, damit Mails zugewiesen werden können. |
Projektfilter |
Beschränkt die Auswahl der Dokumente auf Projekte, die im aktuellen Projektfilter definiert sind. |
Aktive Projekte |
Beschränkt die Auswahl auf Dokumente der aktiven Projekte. |
Alle Projekte |
Zeigt die Dokumente aller Projekte an. |
Wichtigkeit |
Wichtigkeit des Mails. |
Symbol Anhang |
Symbol für Mailanhänge. |
Projekt |
Projekt, dem das Mail zugeordnet ist. |
Ordner |
Ordner, dem das Mail zugeordnet ist. |
Betreff |
Betreff des Mails. |
Datum |
Datum des Mails. |
Absender |
Absender des Mails. |
Anhang |
Anhang des Mails. |
Empfänger |
Empfänger des Mails. |
